Mit Freitickets kannst du deinen Besuchenden die Möglichkeit geben, kostenfrei und ohne Zahlungsprozess Zugang zu deinen Events zu erhalten. Die Tickets werden im Dashboard generiert und können mit einem Klick direkt gesendet werden. Freitickets setzen den Ticketpreis bestehender Tickettypen auf 0€ und können somit als Einladung und Gästeliste verwendet werden.

Im Gegensatz zu internen Transaktionen beinhalten Freitickets keine Transaktionserstellung und hinterlegen damit keinen Geldfluss. Der Ticketpreis wird automatisch auf 0€ gesetzt und Vorverkaufsgebühren werden nicht berechnet. Freitickets werden zudem in sämtlichen Reporten und Statistiken über eine weitere Position ausgewiesen, sodass du verschenkte Tickets transparent auswerten und verwalten kannst.

💡 Mit Erstellung von Freitickets wird weder ein Checkout, noch eine Transaktion generiert. Dadurch kannst du auf spezifische Funktionen wie beispielsweise Extra Felder für Transaktionen oder eine Generierung einer Bestellbestätigungsseite nicht zugreifen. Erwartest du noch einen Geldeingang oder hast du bereits Geld erhalten, empfiehlt es sich eine Interne Transaktion zu erstellen.

Freitickets erstellen

Um ein Freiticket zu generieren, klicke im Tickets Modul auf den blauen Button Ticket erstellen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du einige Felder ausfüllen kannst.

Gehe wie folgt vor um ein Freiticket zu erstellen:

Klicke über den Reiter Tickets auf den Button Ticket erstellen.
Wähle den Kunden aus, für den du die Tickets erstellen möchtest. Es kann immer nur ein Kunde gleichzeitig ausgewählt werden.
Wähle optional die Möglichkeit die Tickets direkt per E-Mail an den Kunden zu versenden.
Erstelle optional die Tickets mit dem Status Details, sodass der Kunde Personalisierung und Extra Felder zusätzlich ausfüllen muss.
Wähle das Event aus, für welches die Tickets generiert werden sollen. Es kann immer nur ein Event gleichzeitig ausgewählt werden.
Wähle die Tickets aus, die du erstellen möchtest.
Überprüfe deine Ticketauswahl und klicke anschließend auf Abschließen. Du wirst automatisch zur Ticketübersicht weitergeleitet und kannst die Ticketdetails einsehen.

Ergänzende Felder

Tickets per Mail versenden

Nach Aktivierung erhält der Kunde nach dem Abschließen direkt eine E-Mail mit den erstellten Tickets.

Personalisierung und Extrafelder abfragen

Solltest du Tickets versenden, die eine Personalisierung oder Extra Felder eingerichtet haben, kannst du den Ticketstatus bei der Generierung auf Details setzen. Der Kunde muss die Tickets damit erst personalisieren, bevor er sich diese herunterladen kann.

Event

Suche das Event über das Drop-Down-Menü heraus, für welches der Kunde seine Tickets erhalten soll. Nach Auswahl des Events erscheint die Ticket- bzw. Sitzauswahl. Freitickets können ebenso für Geheime Shops erstellt werden. Diese werden dir mit dem Symbol ">" angezeigt.

Freitickets importieren

Der Ticketimport dient dazu, Freitickets direkt in das System einzuspielen und somit größere Datenmengen auf einen Schlag zu hinterlegen. Du kannst beliebig viele Tickets auf einmal erstellen und inkl. Kundendaten und E-Mail Versand importieren.

Der Ticketimport funktioniert nur über eine CSV-Datei welche bestimmte Variablen verpflichtend beinhalten muss.

Folgende Anforderungen muss diese Datei erfüllen:

Dateiformat: CSV
Dateigröße: Beliebig
Spalten Namen: Die Spalten der CSV sollten bestenfalls direkt die Bezeichnung der internen Felder haben, mit denen sie beim Importieren verknüpft werden. Dadurch werden sie nämlich bei Auswahl der Datei direkt verknüpft, sodass sie nicht mehr einzeln ausgewählt werden müssen.
Aufbau: Eine Zeile muss einem einzelnen Ticket entsprechen. Sollen mehrere Tickets an denselben Kunden gesendet werden, müssen die Tickets dennoch in einzelnen Zeilen inklusive aller verpflichtenden Daten hinterlegt werden.
Verpflichtende Felder: Kundendaten (Vorname, Nachname, Straße, Stadt, PLZ, Land, E-Mail), Event ID, Tickettyp ID

💡 Jedes Feld das in der Datei hinterlegt wird, muss ausgefüllt werden. Sollte also die Adresse beispielsweise bei manchen Tickets fehlen, muss das Feld durch einen Platzhalter ausgefüllt werden. Hier kann auch beim Erstellen der CSV Datei ein Leerzeichen eingefügt werden

Ticketimport Datei

Beispieldatei für einen Gästelisten Import (Verpflichtende Felder: firstname, lastname, email, eventId, ticketTypeId)

Download: Excel - Numbers - CSV

Beachte, dass die Adressfelder mit Leerzeichen gefüllt sind und auch bei deinen eigenen Zeilen hinterlegt sein müssen. Da diese Pflichtfelder beim Import sind, werden diese dadurch übersprungen.

eventID

Hinterlege die Event ID des Events für welches die Tickets erstellt werden sollen. Die Event ID entspricht einer Zahlen-Buchstaben-Kombination welche zur internen Wiedererkennung dient. Du findest die Event ID über die URL deiner Eventeinstellungen.

ticketTypeID

Hinterlege die Tickettyp ID des Tickettypen welchen das importierte Ticket haben soll. Die Tickettyp ID entspricht einer Zahlen-Buchstaben-Kombination welche zur internen Wiedererkennung dient. Du findest die Tickettyp ID in den Eventeinstellungen über den Reiter Ticketkategorien an den jeweiligen Tickettypen.

barcode

Hinterlege optional einen Barcode welcher für das Ticket genutzt werden soll. Der Barcode muss mindestens 6 Zeichen besitzen. Wird kein Barcode gesetzt, wird der Barcode automatisch vom System generiert.

Ticketimport durchführen

Um einen Ticketimport durchzuführen, wähle über das Modul Tickets den Button Importieren aus.

Führe folgende Schritte für den Import aus:

Klicke über das Modul Tickets auf den Button Importieren. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Wähle den Button Auswählen, um die Importdatei hochzuladen. Anschließend klappen weitere Einstellungen auf.
Wähle aus, ob der Import für existierende Kunden oder für neue Kunden gemacht werden soll. Entsprechend muss deine Importdatei vorher angepasst worden sein.
Wähle aus, ob du die Tickets direkt per E-Mail versenden möchtest.
Wähle aus, ob Personalisierung und Extra Felder abgefragt werden sollen.
Verbinde die Felder deiner CSV-Datei mit den internen Feldern. Wurden die Felder deiner CSV bereits im gleichen Wortlaut benannt, wird die Zuordnung automatisch durchgeführt.
Klicke auf Importieren um den Import anzustoßen. Du wirst automatisch in das Modul Jobs weitergeleitet.

Import Optionen

Kundendaten

Wähle immer den Import für neue Kundendaten aus. Du kannst bei der Feldzuordnung die volle Adresse, Namen sowie E-Mail Adresse des Kunden angeben. Der Datensatz wird anschließend als neuer Kunde mit in das System importiert. Nutze diese Variante, wenn du keinen Zugriff auf Customer IDs hast.

Tickets per E-Mail versenden

Aktivierst du diese Checkbox, werden nach Ausführung des Import direkt E-Mails an die angegebenen Käufer gesendet mit den importierten Tickets. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, eine Mitteilungsnachricht in der E-Mail hinzuzufügen. Beachte, dass immer eine E-Mail pro Ticket versendet wird. Sollte also ein Ticket mehrmals an dieselbe Person gesendet werden, werden dennoch auch mehrere E-Mails ausgelöst.

Personalisierung und Extrafelder abfragen

Aktivierst du diese Checkbox, wird der Status des Tickets zu Beginn auf Details gesetzt. Das Ticket muss in diesem Status noch personalisiert werden, bevor es valide wird. Voraussetzung für die Nutzung ist eine Aktivierung der Personalisierung bzw. Extra Felder in den Eventeinstellungen.

Feldnamen

Bei der Zuordnung geht es darum, unserem System mitzuteilen, welche Daten welche Bedeutung haben. Du ordnest damit die Spalten deiner CSV Datei den Feldern im System zu, sodass das es versteht, welche Daten wohin gehören. Felder die verpflichtend ausgefüllt werden müssen, werden über ein Sternchen markiert.

Über das Modul Jobs hast du die Möglichkeit eine Datei der erfolgreichen Importe herunterzuladen. Sollte es Datensätze geben, die nicht erfolgreich importiert werden konnten, erhältst du zusätzlich eine Datei mit allen Fehlgeschlagenen Datensätzen.

💡 Nutze die Datei der fehlgeschlagenen Datensätze um diese aufzubereiten und erneut zu importieren. Dadurch gewährleistest du, dass alle Tickets vollständig importiert werden.

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