Ein wiederholendes Event ist für regelmäßige Veranstaltungen konzipiert, die sich in einem festen Rahmen wiederholen, wie z.B. tägliche Führungen, Konzertreihen oder Tageskarten. Diese Struktur unterstützt es, dass pro Tag, pro Zeitslot oder pro Veranstaltungseinheit ein einzelnes Event erstellt werden kann, um Kontingente, Daten, Check-ins und Statistiken effizient zu verwalten.
Funktionsweise von Wiederholenden Events
Bei einem wiederholenden Event werden sämtliche Einstellungen wie Tickets, Preise, Darstellungen und Automatisierungen zentral in einem sogenannten Event-Parent gespeichert. Der Event-Parent selbst stellt kein eigenständiges Event mit eigener Checkout-Seite dar, sondern dient als Container für die gemeinsamen Einstellungen aller untergeordneten Veranstaltungen.
ℹ️ Sofern individuelle Anpassungen pro Event erforderlich sind, empfehlen wir keine Wiederholenden Events zu nutzen. Stattdessen kannst du einzelne Events erstellen und diese Duplizieren.
Vorteile von Wiederholenden Events
Zentrale Verwaltung: Änderungen können gleichzeitig für alle untergeordneten Events vorgenommen werden.
Effiziente Erstellung: Hunderte von Veranstaltungen können mit nur einem Klick erstellt werden.
Individuelle Anpassung: Abweichende Einstellungen sind möglich, indem ein Event aus der Wiederholung entkoppelt wird.
Ticket Schemas: Unterschiedliche Tickettypen und Zeitslots lassen sich durch Schemas abbilden.
Wichtige Hinweise
Entkoppelung von Events: Individuelle Einstellungen erfordern die Entkoppelung von Events aus der Wiederholung, um sicherzustellen, dass Änderungen im Event-Parent nur für bestimmte Events gelten.
Einmal entkoppelt: Ein entkoppeltes Event kann nicht wieder in eine Wiederholung eingefügt werden und wird zu einem eigenständigen Standard-Event.
Löschung von Events: Einzelne Events können aus einer Wiederholung gelöscht werden, jedoch nicht mehrere gleichzeitig.
Event Name: Der Name des Events ist über alle Events einer Wiederholung hinweg derselbe.
Verkaufszeitraum: Der Verkaufsstart und das Verkaufsende sind abhängig vom Start- und Enddatum des jeweiligen Events. Ein festes Datum für alle Events einer Wiederholung ist nicht möglich.
Änderung von Datum und Zeitraum: Das Ändern von Datum und Verkaufszeitraum betrifft nur einzelne Events innerhalb einer Wiederholung, nicht alle gleichzeitig.
Wiederholendes Event einrichten
Ein wiederholendes Event kann entweder vollständig neu erstellt oder durch Duplizieren eines bestehenden Events angelegt werden. Bei der Erstellung wird zunächst der Event-Parent erstellt, der ausschließlich die Einstellungen speichert. Dieser dient nicht als eigenständiges Event mit Checkout und Event-Seite, sondern bildet lediglich die Grundlage für die untergeordneten Events, die innerhalb dieses Rahmens erstellt werden. Aus diesem Grund wird beispielsweise das Event Datum während der Erstellung nicht festgelegt.
Neues Wiederholendes Event erstellen
Gehe auf das Modul Events.
Klicke oben rechts auf Neues Event. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Wähle den Eventtypen Wiederholendes Event aus.
Fülle die notwendigen Felder aus und klicke auf Event erstellen.
Erstellen eines wiederholenden Events durch Duplizieren
Ein wiederholendes Event kann über das Duplizieren eines Einfachen Events oder eines anderen Wiederholenden Events genutzt werden. Dadurch kannst du die Einstellungen eines anderen Events übernehmen und musst diese nicht mehr neu hinterlegen. Ein Wiederholendes Event über ein Dauerkartenevent zu erstellen ist allerdings nicht möglich.
Gehe auf das Modul Events.
Öffne das gewünschte Event von welches du für dein Wiederholendes Event duplizieren möchtest. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Einfaches Event oder ein Wiederholendes Event handelt.
Gehe unten rechts auf Aktionen öffnen und wähle Duplizieren.
Wähle den Eventtypen Wiederholendes Event aus.
Fülle die notwendigen Felder aus und klicke auf Event erstellen.
Wiederholungen einrichten
Die meisten Einstellungen eines wiederholenden Events werden im übergeordneten Event-Parent gespeichert. Der Event-Parent dient ausschließlich zur Verwaltung der Einstellungen und ist kein eigenständiges Event mit eigener Checkout-Seite oder Event-Seite. Unter dem Event-Parent werden wiederholte Veranstaltungen angelegt, die alle Einstellungen des Event-Parents übernehmen und automatisch synchronisieren, wenn diese im Parent geändert werden.
Ein Event einer Wiederholung kann nur in den folgenden Einstellungen individuell vom Parent abweichen:
Event Datum
Verkaufsstart & Verkaufsende
Checkin Datum
Aktive Tickettypen über Schemas.
Schemas
Schemas für wiederholende Events ermöglichen die Anpassung aktiver Tickettypen für einzelne Events innerhalb eines Event-Parents. Dadurch kann effizient sichergestellt werden, dass Events mit unterschiedlichen aktiven Tickettypen, beispielsweise an Wochenenden, Feiertagen oder anderen besonderen Tagen, unter demselben Event-Parent verwaltet werden können, ohne ein neues separates Wiederholendes Event erstellen zu müssen.
Die Schemas werden farblich in der Kalenderansicht der Wiederholungen dargestellt, um auf einen Blick zu erkennen, welche Tickettyp-Einstellungen für welches Event gelten.
Anwendungsbeispiele:
Jede Ticketkategorie repräsentiert einen anderen Zeitslot. Für Wochenenden können separate Zeitslots aktiviert werden, während unter der Woche andere gelten.
An Feiertagen gibt es zusätzliche Tickettypen. Hierfür kann ein spezifisches Schema erstellt werden, um diese Tickettypen nur an diesen Tagen zu aktivieren.
An bestimmten Tagen gelten unterschiedliche Preise. Durch die Verwendung von Schemas können nur die Preise für diese Tage angepasst werden, während für andere Tage die Standardpreise gelten.
Erstellen von Schemas
Gehe auf das Modul Events und öffne das gewünschte Wiederholende Event.
Gehe auf den Reiter Wiederholungen in den Eventeinstellungen des Wiederholenden Events. Es öffnet sich eine Kalenderansicht.
Gehe oben auf den Reiter Schemas.
Wähle Schema hinzufügen um ein neues Schema anzulegen. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Gebe einen gewünschten Namen an und lege eine Farbe fest. Beide Informationen dienen nur zur internen Wiedererkennung, wenn die Schemas bestimmten Events zugeordnet werden.
Klicke anschließend auf Confirm.
Öffne das gewünschte Schema.
Aktiviere auf der rechten Seite die gewünschten Tickettypen, welche für dieses Schema aktiv sein sollen.
Klicke anschließend auf Speichern.
Erstelle so viele Kombinationen von Tickettypen-Schemas, wie du benötigst. Wenn ein Schema nur für Ausnahmen benötigt wird, können deine Events grundsätzlich ohne Schema erstellt werden. Das Schema kann dann nur für Events mit Abweichungen hinzugefügt werden. Beachte jedoch, dass in diesem Fall keine farbliche Markierung in der Kalenderübersicht der Event-Einstellungen möglich ist.
Schemas können auch nachträglich für jedes Event angepasst werden.
Schema für ein Event nachträglich abändern
Gehe auf das Modul Events und öffne das gewünschte Wiederholende Event.
Gehe auf den Reiter Wiederholungen in den Eventeinstellungen des Wiederholenden Events. Es öffnet sich eine Kalenderansicht.
Klicke auf das gewünschte Event durch Auswählen der Uhrzeit im Kalender. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Wähle im Drop-Down Menü das gewünschte Schema aus.
Wiederholung hinzufügen
Beim Hinzufügen von Wiederholungen wird zunächst ein Zeitraum definiert, in dem die Events stattfinden sollen. Anschließend legst du fest, wie häufig das Event innerhalb dieses Zeitraums wiederholt werden soll. So können beliebig viele Events auf einmal erstellt werden.
Gehe auf das Modul Events und öffne das gewünschte Wiederholende Event.
Gehe auf den Reiter Wiederholungen in den Eventeinstellungen des Wiederholenden Events. Es öffnet sich eine Kalenderansicht.
Gehe oben rechts auf Wiederholung hinzufügen.
Schema: Wähle ein Schema zum Aktivieren der gewünschten Tickettypen aus.
Zeitraum: Wähle den Zeitraum aus, in dem die Events erstellt werden sollen. Möchtest du beispielsweise Events vom 01.01. bis zum 31.12. anlegen, würdest du diesen Zeitraum angeben.
Zeit: Wähle die Uhrzeit für Event Start und Event Ende aus. Diese Uhrzeit gilt anschließend für jedes Event welches erstellt wird.
Wiederholt sich: Wähle aus, wie häufig sich das Event im ausgewählten Zeitraum wiederholen soll. Beispielsweise jeden Tag oder jeden Montag und Dienstag.
Verkauf: Der Verkaufszeitraum definiert sich immer in Abhängigkeit vom Event Start und Event Ende. Somit ist sichergestellt, dass sich das Verkaufsdatum flexibel anpassen kann. Über die Uhrzeit bestimmst du die feste Uhrzeit des jeweiligen Verkaufszeitraums.
Checkin: Hinterlege optional eine Checkin Information, welche ebenfalls in Abhängigkeit vom Event Start festgelegt wird.
Klicke anschließend oben im Fenster auf Vorschau um zu prüfen, welche Events angelegt werden.
Klicke auf Bestätigen um die Wiederholungen hinzuzufügen.
Event- und Verkaufsdatum anpassen
Sollte sich das Eventdatum oder Verkaufsdatum eines einzelnen Events einer Wiederholung ändern, kann dieses flexibel pro Event angepasst werden.
Gehe auf das Modul Events und öffne das gewünschte Wiederholende Event.
Gehe auf den Reiter Wiederholungen in den Eventeinstellungen des Wiederholenden Events. Es öffnet sich eine Kalenderansicht.
Wähle das gewünschte Event durch Klicken auf die Uhrzeit im Kalender aus.
Ändere die Daten wie gewünscht ab und klicke auf Speichern.
Löschen und entkoppeln
Ein einzelnes Event kann aus einer Wiederholung bei Bedarf gelöscht werden. Wenn lediglich die Einstellungen eines einzelnen Events abweichen sollen, kann dieses auch von der Wiederholung entkoppelt werden.
Ganze Wiederholung löschen
Gehe auf das Modul Events und öffne das gewünschte Wiederholende Event.
Bleibe auf dem Reiter Übersicht in den Eventeinstellungen.
Wähle über das Drop-Down-Menü oberhalb des Reiters Übersicht die gesamte Wiederholung aus. Diese wird über die blauen Pfeile markiert.
Klicke unten rechts auf Aktionen öffnen und wähle Löschen.
ℹ️ Eine ganze Wiederholung kann nur gelöscht werden, wenn bisher keine Tickets oder Transaktionen für eines ihrer Events erstellt wurden. Dazu gehören auch Transaktionen die noch nicht abgeschlossen wurden.
Events einer Wiederholung löschen
Gehe auf das Modul Events und öffne das gewünschte Wiederholende Event.
Bleibe auf dem Reiter Übersicht in den Eventeinstellungen.
Wähle über das Drop-Down-Menü oberhalb des Reiters Übersicht das gewünschte Event aus.
Klicke unten rechts auf Aktionen öffnen und wähle Löschen.
ℹ️ Ein Event kann nur gelöscht werden, wenn bisher keine Tickets oder Transaktionen dafür erstellt wurden. Dazu gehören auch Transaktionen die noch nicht abgeschlossen wurden.
Events aus einer Wiederholung entkoppeln
Beim Entkoppeln wird ein Event aus der Wiederholung herausgenommen und entspricht anschließend einem Einfachen Event. Es hat demnach nichts mehr mit der Wiederholung zu tun und kann auch nachträglich nicht mehr hinzugefügt werden. Hierdurch stellen wir sicher, dass die Einstellungen eines Parent-Events immer mit den Events die dazugehören gleich sind und sich auch bei Änderungen weiterhin synchronisieren können.
Das Entkoppeln kann demnach verwendet werden, wenn ein Event nicht mehr mit den Einstellungen eines Parent-Events synchronisiert werden soll und alternative Einstellungen hinterlegt werden müssen.
ℹ️ Durch das Auskoppeln ist das Event auch nicht mehr auf der Event Page des Wiederholenden Events sichtbar und muss über den Hero Shop angesteuert werden.
Gehe auf das Modul Events und öffne das gewünschte Wiederholende Event.
Gehe auf den Reiter Wiederholungen in den Eventeinstellungen des Wiederholenden Events. Es öffnet sich eine Kalenderansicht.
Wähle das gewünschte Event über die Uhrzeit im Kalender aus.
Klicke auf Event entkoppeln.